1. Ditt personvern er viktig for oss
Denne personvernerklæringen beskriver retningslinjene vi følger for å sikre ditt personopplysningsvern som ansatt så godt som mulig.

Eika Forsikring AS; ved administrerende direktør Trond Bøe Svestad, er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Kontaktinformasjon til selskapets personvernombud er:
Kristin Bjerkli, telefon: 977 66 464, e-post: personvern.forsikring@eika.no

2. Formål med behandlingen og rettslig grunnlag
Personopplysningsregelverket regulerer selskapets adgang til å behandle personopplysninger.

Formålet med Eika Forsikrings behandling av personopplysninger knyttet til ansatte er:

  • Rekruttere ansatte, herunder teste kandidater og ansette
  • Dokumentere ansettelsesprosesser
  • Ivareta avtaleforholdet til den ansatte, herunder:
    • Lønn og naturalytelser (ansattlån, forsikringer, utlegg, mm)
    • Registrere sykedager/sykemeldinger, ferie, permisjon, advarsler, måling, TidBank
    • Opphør av ansettelsesforholdet (sluttattest)
    • HMS (helsekontroll, informere pårørende)
    • Oversikt over ansatte som har firmaleiligheter/utgitte mobiltelefoner/Ipad'er/adgangskort og kantinekort
    • Oversikt over firmabiler, bensinkort, ansattes adresse, pårørende, barn
    • Identifisere ansatte, herunder i forbindelse med tilgang til bedriftskonto og system
  • Administrere ansettelsesforholdet, herunder;
    • Utvikling av ansette ved bruk av test for personlighet og/eller problemløsning
    • Lister med ansattes fødselsdato for jubileumsoppmerksomheter
    • Sammenstilling av ansattesinformasjon for ledelsesrapportering
    • Tilgjengeliggjøre ansattes elektroniske arbeidsverktøy (PC, nettbrett, synkronisering av telefon og e-post)
    • Tilgjengeliggjøre H-området, e-post og andre system
    • Oversikt over ansatte omfattet av egenhandelsregelverket, rapportering av finansielle transaksjone, innsideregelverket og egnethet
  • Administrere kurs, seminarer, spørreundersøkelser m.m.
    • Registrere påmeldinger (allergier m.m.)
    • Lederutvikling (evne- og kompetanseutvikling)
    • Administrere og vedlikeholde autoriseringer (AFR/GOS/Spørreundersøkelser)

Vi innhenter kun opplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det, eller når den ansatte har samtykket. Et avgitt samtykke kan når som helst trekkes tilbake.

 

3. Berørte kategorier av personopplysninger
De berørte kategorier av personopplysninger er eksempelvis:

  • Personalia (navn, adresse, telefonnummer, kjønn, nasjonalitet, fødselsnummer)
  • Dokumenter som vitnemål, attester, sluttattest, egnethetsskjema
  • Personlighetstester
  • Tilhørighet til organisasjon
  • Lønn og naturalytelser (skattekort, kontonummer, ansattlån (bank og lånebeløp), forsikringer, tilleggsytelser, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, opplysninger knyttet til reise- og utgiftrefusjon, hendelsesbaserte opplysninger (avspasering, tjenestereise, permisjon, egne og barns sykedager) mm)
  • Informasjon om tilstedeværelse (sykedager, ferie, permisjon), advarsler, måling, TidBank
  • Oversikt over firmabiler, bensinkort
  • Informasjon om familiemedlemmer, pårørende, barn (relasjon, navn og alder på barn, telefonnummer)
  • Oversikt over ansatte som har firmaleiligheter/utgitte mobiltelefoner/Ipader
  • HMS (MTU, helsekontroll)
  • Opplysninger for å ivareta lovpålagte plikter og til offentlig virksomhet   


4. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter:

  • Innsyn
  • Retting
  • Sletting
  • Begrensning av behandlingen
  • Innsigelsesrett (rett til å protestere på behandlingen)
  • Rett til å klage til tilsynsmyndighet

5. Innsynsrett
Du har rett til innsyn i og kopi av de personopplysninger som Eika Forsikring har registrert om deg.

Den registrerte skal ha rett til å få den behandlingsansvarliges bekreftelse på om personopplysninger om vedkommende behandles, og om det er tilfellet, innsyn i personopplysningene.

 

Dette innebærer:
Informasjon som er lagret om den enkelte, nåværende eller tidligere ansatte hos HR avdelingen (herunder: søknadspapirer, mål/medarbeidersamtaler, resultat av tester, lønns- og skatteopplysninger, evt. varsler) samt eventuelt andre relevante avdelinger som compliance (herunder egenhandelsopplysninger) og juridisk (herunder egnethetsvurderinger)

Begjæring om innsyn kan sendes til HR i Eika Forsikring ved Ann Iren Arntsen, e-post aia@eika.no.

Vi vil besvare en henvendelse om innsyn uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager fra vi mottok henvendelsen. Opplysninger til ansatte leveres til e-postkasse stilt til disposisjon fra arbeidsgiver.

6. Hvor henter vi opplysninger fra
Vi innhenter i all hovedsak opplysninger direkte fra deg. Innhenting av opplysninger fra tredjepersoner vil normalt basere seg på ditt samtykke, med mindre det er snakk om innhenting av informasjon fra offentlige registrere.

Innhenting kan skje for eksempel fra for eksempel Infotorget (Folkeregisteret) og Skatteetaten.

Du vil bli informert om innhenting av informasjon med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at du allerede kjenner til den informasjonen varselet skal inneholde.

Dersom vi ønsker å innhente opplysninger fra deg som ikke er nødvendige for å ivareta avtaleforholdet, vil du bli informert om hva opplysningene vil bli brukt til, og at det er frivillig å gi fra deg disse opplysningene.

 

Ved bruk av den interne appen i Eika Forsikring gjelder følgende:
For å gi deg en bedre opplevelse, kan leverandøren kreve at du gir dem personlig identifiserbar informasjon, inkludert, men ikke begrenset til, opptak av lyd, tilgang til kontoer (f.eks. google-konto) lagret på telefonen og å lese dine lagrede kontakter, mens du bruker deres tjeneste. Informasjonen de ber om, vil bli beholdt av dem og brukt som beskrevet i deres personvernpolicy, se vedlegg)

Appen bruker tredjepartstjenester som kan samle inn informasjon som brukes til å identifisere deg.

Lenke til personvernreglene for tredjepartsleverandører som brukes av appen
• Google Play Services

Bruk av appen er frivillig.

7. Begrensninger av behandling, retting og sletting
Innenfor rammene til personopplysningsloven og annen relevant lovgivning vil du kunne få rettet og slettet opplysninger om deg, dersom de er mangelfulle eller uriktige.

Vi sletter eller anonymiserer registrerte personopplysninger når vi, i henhold til den enhver tid gjeldende lovgivning, ikke lenger anses å ha hjemmel for å oppbevare opplysningene. Dette gjelder for eksempel dersom du har trukket tilbake et nødvendig samtykke, eller formålet med behandlingen er oppfylt.

8. Lagring
Ved inngåelsen av ansettelsesforholdet og under det løpende arbeidsforholdet vil vi registrere og lagre opplysninger om deg.

Opplysningene vil blant annet bli lagret i vårt HR-system Zalaris, i TidBanken, på lokal disk og i ulike saksbehandlingssystem. Opplysninger, dokumenter og annen kommunikasjon, for eksempel e-post eller brev, vil bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

9. Utlevering
Registrerte personopplysninger vil bli utlevert til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av lovbestemt opplysningsplikt eller opplysningsrett. Dersom lovgivningen tillater det og vår taushetsplikt ikke er til hinder, kan personopplysninger også bli utlevert til tredjeperson for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen.

Overføring av personopplysninger til selskapets databehandlere anses ikke som utlevering. Slik overføring forutsetter imidlertid at det foreligger databehandleravtale som sikrer tilfredsstillende sikring av personopplysninger hos databehandler.

Vi vil også utlevere personopplysninger til andre foretak i konsernet eller konserngruppen, så fremt utlevering er nødvendig for å tilfredsstille konsernbaserte styrings-, kontroll-, og/eller rapporteringskrav fastsatt i lov, eller i medhold av lov. Det forutsettes at behandlingen av personopplysningene er underlagt taushetsplikt i det foretaket opplysningene utleveres til.

10. Logging og bruk av cookies i appen Eika Intern
Log Data
For å kunne registrere og utbedre eventuelle feil i appen, så vil tjenesteleverandøren, ved bruk av appen, samle inn data og informasjon (via tredjepartsprodukter) fra telefonen (Log Data).

Disse dataene kan inneholde informasjon som din IP-adresse, enhetsnavn, operativsystemversjon, konfigurasjon av appen når du bruker tjenesten, tidspunkt og dato for bruk av tjenesten og annen statistikk.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler er filer med en liten mengde data som vanligvis brukes som anonyme unike identifikatorer. Disse sendes til nettleseren din fra nettstedene du besøker, og lagres i enhetens interne minne.

Den interne appen bruker ikke "cookies" eksplisitt. Appen kan imidlertid bruke tredjeparts kode og biblioteker som bruker "cookies" til å samle inn informasjon og forbedre tjenestene sine. Du har muligheten til å enten godta eller nekte å bruke disse informasjonskapslene og vite når en informasjonskapsel sendes til enheten din. Hvis du ikke ønsker å bruke våre cookies, kan du ikke bruke noen deler av tjenesten.


11. Rett til å klage til tilsynsmyndighet
Dersom du mener at vi har brutt personopplysningsloven, så kan du ta kontakt med vårt personvernombud, e-post: personvern.forsikring@eika.no

Du har også rett til å klage til tilsynsmyndighet dersom du anser at behandlingen av personopplysninger som gjelder deg, er i strid med regelverket.

Klagen kan sendes til:
Datatilsynet
Postboks 8177 Dep
0152 Oslo

For mer informasjon, se www.datatilsynet.no.